Technical Meeting bukan hanya dilakukan ketika sebuah perlombaan dimulai.
Berbagai acara seperti pameran, pemilihan, hingga acara pernikahan memerlukan penerapan technical meeting.
Apakah anda baru mendengar istilah ini. Apasih Technical Meeting itu?
Berikut ini merupakan pembahasan lengkapnnya.
Arti Technical Meeting
Technical meeting ialah suatu rapat atau pertemuan antara pihak penyelenggara dan pihak terkait yang membahas dan mempersiapkan hal teknis maupun non-teknis guna kelancaraan suatu acara atau lomba.
Dikutip dari I Love to Organize + CD. (n.d.). (n.p.): Gramedia Pustaka Utama. Sofie Beatrix menyebut bahwa Gladi bersih disebut juga Technical Meeting.
Dalam buku tersebut ia juga mengatakan bahwa untuk mendapatkan hasil terbaik dari sebuah acara perlu dilaksanakannya technical meeting.
Bila tidak memungkinkan pelaksanaanya, setidak-tidaknya technical meeting dilakukan oleh para panitia penyelenggara acara.
Tujuan Technical Meeting
Dari artian diatas , kegiatan ini bertujuan untuk membahas hal terkait acara yang akan dilaksanakan baik itu hal teknis , non-teknis maupun pertanyaan dan jawaban terkait keberlangsungan suatu acara.
Dengan demikian diharapkan pada kegiatan nantinya, antara panitia dan pihak terkait bisa bertindak dan taat atas peraturan, kesepakatan dan hal-hal lain yang telah dibahas pada rapat ini.
Hal Yang Dibahas Dalam Technical Meeting
- Pengenalan – Hal pertama yang harus dipaparkan dalam Technical meeting ialah pengenalan.Ada berbagai macam hal yang dapat anda perkenalkan, mulai dari pengenalan acara hingga pengenalan panitia.
- Tujuan Acara – Selanjutnya dalam pembahasan, ialah tujuan acara. Sampaikan tujuan dari acara atau perlombaan ini diselenggarakan. Dengan demikian para peserta, anggota maupun pihak terkait seperti sponsor dapat memahami tujuan acara ini dibuat.
- Waktu dan tempat – Jelaskan kapan acara tersebut akan diberlangsungkan. Hal ini guna semua pengikut acara dapat meluangkan waktunya pada hari berlangsungnya acara.Penjelasan tempat dan lokasi detail terkait juga perlu anda sampaikan. Seperti contoh, jika anda hendak melakukan perlombaan berlokasi di pusat perbelanjaan terkenal maka akan menyulitkan jika hanya menyebut nama saja tanpa menyebut detail lain seperti lantai, maupun blocknya.
- Ringkasan Acara – Menyampaikan ringkasan acara pada saat technical meeting adalah poin selanjutnya yang perlu kamu sampaikan dalam pembahasan
- Peserta Acara – Peserta acara hal yang tak kalah pentinggnya untuk kamu sampaikan. Hal ini sebagai penjelasan bagi semua pihak untuk menghindari kesalah pahaman.Maksudnya bagaimana ? Misalnya peserta acara pameran merupakan UMKM lokal yang terdiri dari 5 peserta berbeda dan memproduksi barang yang sama.
Dengan menjelaskan hal tersebut, berarti pihak yang ikut serta nantinya tidak terkejut dan mendesak panitia kenapa UMKM dengan produk yang sama dizinkan untuk tampil bersamaan.
- Fasilitas Acara – Ketika acara berlangsung, sampaikan fasilitas apa saja yang nantinya didapatkan oleh peserta acara atau lomba.
Dengan penyampaian fasilitas acara, peserta lomba dapat menyiapkan hal-hal pendukung dalam kelancaran acara. Menghindari mereka menuntut kepada pihak penyelenggara untuk menyiapkan sesuatu yang seharusnya mereka bawa sendiri.
- Peraturan – Silahkan sampaikan aturan acara dengan jelas dan detail. Mulai dari hal – hal kecil sampai hal spesifik terkait kelancaran acara.
Misalnya, seharusnya peserta tidak boleh menggunakan hero atau item tertentu dalam pertandingan mobile legend. Dengan begitu peserta dapat menyiapkan taktik permainan tersendiri tanpa melanggar poin peraturan yang telah anda sampaikan.
- Tanya Jawab – Poin lainnya adalah tanya jawab. Ada kalanya penjelasan yang kita telah sampaikan dirasa masih kurang jelas oleh para peserta.
Dengan menyedikan sesi tanya jawab ketika melakukan technical meeting maka dapat menghilangkan kerancuan peserta selama jalanya suatu acara. Sesi ini juga dapat membantu kita melengkapi acara bila ada perihal tambahan yang sebelumnya tidak kita pikirkan.
- Persetujuan – Terakhir yang tidak kalah penting adalah persetujuan.
Sebaik apapun penjelasan dan pemaparan anda terkait acara ini bisa saja disangkal atau bahkan dituntut oleh peserta atau pihak terkait diluar panitia.
Kenapa begitu ? tidak adanya persetujuan atau persamaan paham merupakan hal kecil yang berdampak besar bagi keberhasilan acara.
Misalnya peserta bisa saja menyampaikan bahwa mereka tidak tau menau soal peraturan yang sudah ditetapkan. Namun dengan persetujuan pada saat technical meeting dapat menghidarkan kita sebagai penyelenggara dari hal tak terduga tersebut.