Panduan Menulis Undangan Rapat Lewat Email
Menulis dan menyusun email undangan rapat baik internal maupun eksternal perusahaan terkadang menjadi hal yang menentukan kehadiran orang yang dituju.
Berikut merupakan panduan dalam membuat undangan rapat melalui Email yang berhasil.
- Baris subjek yang relevan
Peserta rapat harus memahami meeting seperti apa yang akan mereka ikuti. Oleh karena itu, selalu buat baris subjek yang jelas dan spesifik untuk rapat, seperti:“Laporan Kinerja Bulanan”
“Pemutakhiran Data Pengguna” - Waktu, tanggal, dan tempat
Rencanakan rapat dengan cermat, jangan lupa untuk mempertimbangkan jam sibuk dan lokasi yang berbeda dari setiap peserta.Seringkali undangan yang kamu kirimkan tidak bisa dihadiri karena waktu yang mendadak atau tempat yang tidak sesuai. Jadi pertimbankan kembali. - Tujuan pertemuan
Jika seseorang tahu tujuan undangan anda mereka akan lebih antusias dan mempersiapkan diri untuk mengikuti meeting. Tujuan yang ditetapkan dengan baik berarti pertemuan yang sukses. - Agenda dan harapan rapat yang jelas
Akan sangat membantu untuk menyiapkan materi dan pertanyaan terkait rapat. Hal ini juga dapat membuat peserta dapat memperkirakan eskspektasi dari acara yang akan datang. - Kontak dan Tanda Tangan
Menambahkan kontak dan tanda tangan di akhir email undangan rapat dapat membuat tampilannya lebih profesional.Selain itu hal ini juga berfungsi sebagai alternatif kontak jika peserta ingin menhubungi anda melalui media lain, seperti pesan singkat atau telepon.
Tips Menulis Undangan Rapat
- Personalisasi Undangan
Pesan yang dipersonalisasi memiliki tingkat pembukaan yang lebih tinggi dibanding email tanpa personalisasi. Tips ini merupakan salah satu cara sederhana untuk membuat email massal anda sedikit lebih pribadi. Gunakan nama penerima di baris subjek dan pembukaan. - Singkat dan Jelas
Jangan memasukkan terlalu banyak informasi. Pesan yang lebih pendek lebih mudah untuk dipahami . Bila perlu berikan tanda bold pada poin penting. Karena pada dasarnya penerima email akan membacanya secara scanning. - Buat pengingat
Banyaknya pesan yang masuk dan pekerjaan yang menumpuk, membuat penerima lupa untuk bergabung di rapat yang anda kirimkan.Gunakan tautan kalender seperti (Google Calendar, Zoho Calendar) untuk membantu peserta mendapatkan notifikasi sebelum acara dimulai. Anda juga dapat mengirimkan soft reminder yang berisi tautan rapat bila acara ini berlangsung daring. - Tinjau Ulang
Poin terakhir yang tak kalah penting, pastikan anda menyertakan detail yang benar, periksa alamat email, dan (tembusan). Akan percuma jika email undangan rapat anda tidak sampai pada orang yang tepat.
Contoh Undangan Rapat Via Email
Setelah anda tahu cara menulis undangan rapat yang baik dan memahami tipsnya, berikut ini merupakan contoh template yang bisa anda jadikan acuan.
Rapat Internal Perusahaan
Contoh 1
Selamat pagi [name],
Seperti biasa, besok kita akan mengadakan rapat [mingguan/bulanan]. Hal yang akan dibahas adalah sebagai berikut :
[poin 1]
[poin 2]
Silahkan rekan-rekan menyiapkan materi dan rangkuman pekerjaan selama [minggu / bulan] ini.
Jika ada pertanyaan, silahkan untuk menghubungi saya di [alamat email]
Salam hormat.
[nama anda]
Contoh 2
Kepada [nama tujuan]
Dengan ini, saya ingin memberi tahu anda bahwa rapat staf bulanan akan diadakan pada [tanggal] di [tempat].
Agenda rapat dapat dilihat pada lampiran, dan pastikan untuk menyiapkan laporan yang sesuai pada subjek agenda.
Jika anda tidak bisa menghadiri dan bila ada tambahan materi pembahasan, silahkan mengirim balasan melalui email ini atau hubungi saya secara pribadi.
Salam,
[nama anda]
Rapat dengan Klien
Contoh 1
Kepada [Nama Klien],
Ini adalah undangan Konsultasi dengan saya [Jabatan] [Nama] pukul [Jam] pada hari [Hari, Tanggal].
Rapat akan dilaksanakan melalui zoom pada link berikut
[link rapat]
—
Silakan bagikan detail apa pun tentang [topik] anda yang akan membantu kami mempersiapkan pertemuan ini.
[Brand / Produk anda] adalah [Preview singkat]
[Kontak]
Contoh 2
Kepada [Bpk/Ibu] [Nama Klien],
Pada [tanggal], [Presenter] akan melakukan presentasi virtual tentang [subjek]. Tujuan dari presentasi ini adalah untuk [tujuan]. Berikut merupakan ikhtisar singkat agenda kami:
[Poin #1] (Durasi)
[Poin #2] (Durasi)
[Poin #3] (Durasi)
[Item tindakan]
[Ekspektasi]
Jika anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang jadwal, mohon untuk memberi tahu saya .
Terima kasih,
[Tanda tangan]
Selain hemat dan efektif, mengirim Undangan Rapat Melalui Email dengan tips dan contoh diatas dapat membantu anda bisa fokus pada tujuan dan materi rapat.